EVOLUTION DES MODALITES D'AUDIT QUALIOPI
A la lecture de cet arrêté, le législateur semble être plus exigeant envers les organismes certificateurs qui doivent être plus exigeants en ce qui concerne la préparation des audits ainsi que leur réalisation.
Ainsi l'organisme de certification va devoir, en amont de l'audit, recueillir les informations suivantes:
– la dénomination de l’organisme et son numéro d’enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
– le statut juridique de l’organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate ;
– le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de 3 mois ;
– les catégories d’actions concernées par la certification ;
– une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation ;
– la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée ;
– un organigramme nominatif et fonctionnel de l’organisme ;
– le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre ; « – la période souhaitée pour l’audit ;
– le dernier bilan pédagogique et financier transmis conformément aux dispositions de l’article L. 6352-11 du code du travail ou, en l’absence de ce document, pour les organismes débutant leur activité de dispensateur d’actions concourant au développement des compétences, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, établi à partir des données comptables issues, selon leur statut juridique, du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées Dans ce cadre, l’organisme certificateur peut être amené à valider l’état des produits par l’examen, sur place, des données comptables retenues par l’organisme candidat;
– L’organisme candidat joint au contrat de certification une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant qu’il n’a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur.
– Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le refus de la certification, à l’issue d’une procédure contradictoire mise en place par l’organisme certificateur.
L’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer est représentatif de l’activité du prestataire d’actions concourant au développement de compétences sur la période de référence.
Contrairement aux pratiques actuelles auprès des organismes de taille importante, l'échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit à partir de cet arrêté.
L’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.
L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l’article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande.
L’organisme certificateur procède a minima à une revue des indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place
Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d’un audit de renouvellement sur place avant la date d’échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles. L’audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors l’audit de surveillance précédent.
La mise en œuvre des actions correctives ne doit pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités, à compter de la notification des non-conformités à l’organisme audité :
– pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de 6 mois
– pour une non-conformité majeure, la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous 3 mois, et vérifiée par l’organisme certificateur avant toute décision relative à la certification dans un délai qui ne peut excéder 1 mois à compter de l’expiration du délai de 3 mois.
SOURCE: ARRÊTE DU 31 MAI 2023
Commentaires
Enregistrer un commentaire